Cómo guardar un documento de Word como PDF: 9 formas

Para guardar un documento de Word como PDF, ábrelo en Word y elige Archivo > Guardar como (o Guardar una copia), selecciona PDF como tipo de archivo y haz clic en Guardar. En un Mac, elige PDF en el menú Formato de archivo y haz clic en Exportar. Word conserva las fuentes, el diseño y los enlaces, y el .docx original no cambia.

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Esa es la respuesta rápida a cómo guardar un documento de Word como PDF, pero quizá uses Word para la Web, el móvil o Google Docs, o ni siquiera tengas Word. A continuación encontrarás nueve métodos paso a paso, una tabla comparativa y soluciones a los problemas más habituales.

Cómo guardar un documento de Word como PDF en Word para Windows

1. Abre el documento en Word.
2. Si el archivo ya se guardó antes, selecciona Archivo > Guardar una copia. Si nunca se ha guardado, selecciona Archivo > Guardar como o Guardar una copia.
3. Elige una carpeta y escribe un nombre de archivo.
4. En la lista Guardar como tipo, selecciona PDF (*.pdf).
5. Selecciona Guardar.

Obtienes el mismo resultado con Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS > Crear PDF/XPS.

Opciones de PDF que conviene revisar en Word

En ese cuadro de diálogo hay dos ajustes que merece la pena mirar:

• Optimizar para: Estándar (publicación en línea e impresión) ofrece la mejor calidad de impresión. Tamaño mínimo (publicación en línea) genera un archivo más pequeño, útil para adjuntos de correo y formularios de subida con límite de tamaño.
• Opciones (dentro de Más opciones en algunas versiones) abre más ajustes:
  • Intervalo de páginas exporta solo algunas páginas, por ejemplo de la 3 a la 5.
  • Qué quiere publicar > Documento con marcas incluye los cambios controlados y los comentarios.
  • Crear marcadores con > Encabezados convierte tus Título 1, Título 2, etc. en un índice en el que se puede hacer clic dentro del lector de PDF.
  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad crea un PDF etiquetado que los lectores de pantalla pueden seguir.
  • Cumple con la norma ISO 19005-1 (PDF/A) produce un formato de archivo pensado para la conservación a largo plazo.
  • Texto de mapa de bits cuando es posible que las fuentes no se incrusten dibuja el texto como imagen si la licencia de una fuente prohíbe incrustarla, de modo que se siga viendo bien.
  • Cifrar el documento con una contraseña exige una contraseña para abrir el PDF.

El artículo de Microsoft Guardar o convertir a PDF en las aplicaciones de escritorio de Office enumera todas las opciones.

Cómo guardar Word como PDF en un Mac

1. Abre el documento en Word para Mac.
2. Selecciona Archivo > Guardar como (o pulsa Comando + Mayúsculas + S).
3. Ponle al PDF un nombre distinto del documento para conservar al lado un .docx editable.
4. En el menú Formato de archivo, elige PDF.
5. Si Word te da a elegir, selecciona Mejor para distribución electrónica y accesibilidad (usa el servicio en línea de Microsoft) (en inglés, Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)) para obtener un PDF etiquetado y accesible. Esta opción envía el documento al servicio de conversión de Microsoft, así que, con archivos confidenciales, elige la opción de impresión si tu versión la ofrece.
6. Selecciona Exportar.

Para enviar un PDF por correo al momento, usa Archivo > Compartir > Enviar PDF (Send PDF), que adjunta una copia en PDF a un mensaje nuevo.

Word para la Web

Word en el navegador (la versión gratuita en línea de office.com) exporta una copia en PDF a tu ordenador:

1. Abre el documento en office.com o desde OneDrive.
2. Selecciona Archivo > Exportar.
3. Elige Descargar como PDF, o Descargar como PDF con comentarios (Download as PDF with comments) si quieres incluir los comentarios.
4. Selecciona Descargar y busca el archivo en tu carpeta de descargas.

Word en iPhone, iPad y Android

Las aplicaciones móviles siguen caminos distintos:

• iPhone y iPad: abre el archivo, toca el icono de los tres puntos, toca Exportar, selecciona PDF y elige dónde guardarlo.
• Android: abre el archivo, toca Archivo en el menú de los tres puntos, toca Imprimir, elige Guardar como PDF como impresora, toca el icono de PDF, elige una ubicación y toca Guardar.

Cómo convertir un documento de Google Docs a PDF

Google Docs abre archivos .docx, así que también es una forma gratuita de convertir un documento de Word a PDF sin tener Word.

1. Si partes de un archivo de Word, súbelo a Google Drive, haz clic derecho sobre él y elige Abrir con > Documentos de Google.
2. En el documento, selecciona Archivo > Descargar.
3. Elige Documento PDF (.pdf). El archivo se guarda en tu carpeta de descargas.

Con documentos muy grandes, Archivo > Imprimir con el destino Guardar como PDF también funciona en Chrome. Un archivo de Word puede verse algo distinto en Google Docs, sobre todo si usa fuentes poco comunes o cuadros de texto, así que revisa el PDF antes de enviarlo.

LibreOffice Writer

LibreOffice es gratuito y abre archivos .docx directamente.

1. Abre el documento en LibreOffice Writer.
2. Selecciona Archivo > Exportar a > Exportar a PDF para ver los ajustes, o Exportar directamente a PDF (Export Directly as PDF) para saltártelos.
3. En la pestaña Generales, valora PDF etiquetado (añadir estructura del documento), Exportar esquemas (los títulos se convierten en marcadores) y Compresión JPEG con un valor de Calidad. La pestaña Seguridad permite definir contraseñas.
4. Selecciona Exportar y elige una ubicación.

La lista completa está en la ayuda de LibreOffice sobre Exportar a PDF.

Imprimir a PDF en macOS y Windows

Los Mac y los PC con Windows incluyen una «impresora» PDF integrada que funciona desde cualquier aplicación.

En un Mac:

1. Elige Archivo > Imprimir.
2. Haz clic en el menú desplegable PDF de la parte inferior del cuadro de diálogo y elige Guardar como PDF.
3. Escribe un nombre y una ubicación y selecciona Guardar.

En Windows:

1. Elige Archivo > Imprimir (o pulsa Ctrl + P).
2. Selecciona Microsoft Print to PDF como impresora.
3. Selecciona Imprimir y después elige un nombre y una carpeta para el PDF.

Imprimir es un recurso de emergencia. El PDF se parece a una copia impresa y normalmente pierdes los enlaces en los que se puede hacer clic, los marcadores de los títulos y las etiquetas de accesibilidad.

Convertir Word a PDF en el navegador sin subir el archivo

Si tienes un archivo .docx pero no tienes Word, y prefieres no subirlo a ningún sitio web, nuestro convertidor de Word a PDF gratuito lo convierte con JavaScript en tu navegador. El archivo nunca sale de tu dispositivo.

1. Suelta uno o varios archivos .docx en la página, o haz clic para buscarlos.
2. Elige el Tamaño de página (A4, Carta (US Letter) o Legal), la orientación Vertical u Horizontal, márgenes Estrechos, Normales o Anchos, un Tamaño de fuente base de 10, 11, 12 o 14 pt y, si quieres, Añadir números de página.
3. Selecciona Convertir a PDF, revisa la Vista previa y descarga cada PDF, o todos a la vez con Descargar todo (ZIP).

Conserva los estilos de título y encabezado, la negrita y la cursiva, la alineación a la izquierda, centrada y a la derecha, las listas con viñetas y las listas numeradas con su numeración real (1., a., ii.), las tablas, los saltos de página manuales y las imágenes PNG o JPEG. También copia el título del documento de las propiedades del archivo al PDF.

Los márgenes determinan el ancho de la columna de texto. En papel A4 (210 mm de ancho), unos márgenes normales de 20 mm dejan 210 − 2 × 20 = 170 mm para el texto. Con márgenes estrechos de 12,7 mm (media pulgada) quedan 210 − 2 × 12,7 = 184,6 mm, así que cada línea admite más palabras.

Tiene limitaciones reales. El PDF usa la fuente estándar Helvetica, por lo que tus fuentes, colores y subrayados originales se sustituyen, y el texto en alfabetos como el cirílico, el griego, el árabe o el chino no se mostrará correctamente. Los encabezados y pies de página, las notas al pie, los cuadros de texto y las columnas se omiten o se simplifican, los enlaces pasan a ser texto sin formato y no hay marcadores ni etiquetas de accesibilidad. Solo acepta .docx, no el antiguo formato .doc. Es adecuado para documentos de texto como cartas, informes y trabajos en español, inglés y otros idiomas de Europa occidental.

¿Qué método te conviene?

Si todavía no sabes cómo convertir Word a PDF, esta tabla resume las ventajas e inconvenientes:

Consejos para obtener un PDF mejor

• Revisa las fuentes. Word incrusta las fuentes cuando su licencia lo permite. Si una fuente no se puede incrustar, activa Texto de mapa de bits cuando es posible que las fuentes no se incrusten o cambia a una fuente común como Calibri o Arial.
• Usa estilos de título reales. Los títulos de la galería de Estilos se convierten en marcadores y etiquetas de accesibilidad; un texto en negrita que solo parece un título, no.
• Prueba los hipervínculos. Haz clic en algunos enlaces del PDF terminado. Si no funcionan, probablemente usaste un método basado en la impresión.
• Vigila el tamaño del archivo. Elige Tamaño mínimo (publicación en línea) en Word o la compresión JPEG en LibreOffice. Si el PDF sigue siendo demasiado grande, pásalo por un compresor de PDF.

Problemas habituales y cómo solucionarlos

• Las fuentes se sustituyen. La fuente no se incrustó o no está instalada en el equipo donde se creó el PDF. Convierte el archivo en el ordenador donde el documento se ve bien o usa fuentes comunes.
• El diseño se descoloca. Los saltos de línea y de página se mueven cuando otra aplicación u otra fuente representa el archivo. Convierte en la aplicación con la que se creó y coloca los elementos con saltos de página y tablas, no con espacios.
• Las imágenes se ven borrosas. El tamaño mínimo y la compresión JPEG reducen la calidad de las imágenes. Exporta con Estándar en Word o con una calidad JPEG más alta en LibreOffice. Para fotos nítidas, selecciona No comprimir las imágenes del archivo en Archivo > Opciones > Avanzadas en Word.
• Aparecen los cambios controlados en el PDF. Elige Documento en lugar de Documento con marcas en Qué quiere publicar, o acepta antes los cambios.
• El PDF no es accesible. Activa Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad en Word o PDF etiquetado en LibreOffice, y usa estilos de título reales y texto alternativo en las imágenes.

Preguntas frecuentes

¿Cómo convierto un documento de Word a PDF sin Microsoft Word?

Ábrelo en Google Docs o en LibreOffice Writer y exporta un PDF, o suelta el .docx en un convertidor que funcione en el navegador, como nuestro convertidor de Word a PDF. En un Mac también puedes abrir el archivo en Pages y usar Archivo > Exportar a > PDF.

¿Guardar como PDF modifica mi archivo de Word original?

No. Word crea un archivo .pdf independiente y el .docx se queda exactamente igual. Consérvalo, porque editar un PDF más adelante es mucho más difícil que editar el archivo de Word.

¿Por qué no se puede hacer clic en los enlaces de mi PDF?

Los métodos basados en la impresión, como Microsoft Print to PDF, solo registran lo que aparecería en papel, así que los enlaces se pierden. Usa en su lugar Archivo > Guardar como o Exportar en Word, Descargar en Google Docs o Exportar a PDF en LibreOffice.

¿Puedo proteger con contraseña un PDF creado desde Word?

Sí. En Word para Windows, abre Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como y selecciona Cifrar el documento con una contraseña. En un Mac, las Opciones de seguridad del cuadro de diálogo de impresión permiten exigir una contraseña, y LibreOffice tiene una pestaña Seguridad.

¿Cómo guardo solo algunas páginas de un documento de Word como PDF?

En Word para Windows, selecciona Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como y define un Intervalo de páginas. En un cuadro de diálogo de impresión, indica las páginas que quieres antes de elegir Guardar como PDF.

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