Word 文档怎么保存为 PDF：9 种方法逐步详解
Word 文档怎么保存为 PDF？在 Word 中打开文档，选择文件 > 另存为（或保存副本），把保存类型设为 PDF，然后点击保存即可。在 Mac 上，则在文件格式菜单中选择 PDF，再点击导出。Word 会保留字体、版式和链接，原来的 .docx 文件不会有任何改动。
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这是 Word 转 PDF 最快的办法。不过你可能用的是 Word 网页版、手机，或者 Google 文档，甚至根本没有安装 Word。下面整理了九种方法的详细步骤、一张对比表，以及常见问题的解决办法。
Word 文档怎么保存为 PDF：Windows 版 Word
- 在 Word 中打开文档。
- 如果文件之前保存过，选择文件 > 保存副本；如果从未保存过，选择文件 > 另存为或保存副本。
- 选择保存位置并输入文件名。
- 在保存类型列表中，选择 PDF (*.pdf)。
- 选择保存。
也可以通过文件 > 导出 > 创建 PDF/XPS 文档 > 创建 PDF/XPS 得到同样的结果。
值得检查的 Word PDF 选项
这个对话框里有两处设置值得留意：
- 优化：标准(联机发布和打印) 的打印质量最好；最小文件大小(联机发布) 生成的文件更小，适合作为邮件附件，或上传到有大小限制的表单。
- 选项（部分版本位于更多选项下）会打开更多设置：
- 页范围：只导出部分页面，例如第 3 页到第 5 页。
- 发布内容 > 显示了标记的文档：在 PDF 中包含修订和批注。
- 创建书签时使用 > 标题：把标题 1、标题 2 等样式转换成 PDF 阅读器中可点击的目录书签。
- 辅助功能文档结构标记：生成带标签的 PDF，便于屏幕阅读器识别。
- 符合 ISO 19005-1 标准 (PDF/A)：生成用于长期保存的存档格式。
- 未嵌入字体时的位图文本：如果字体许可不允许嵌入，就把文字绘制为图像，保证外观正确。
- 使用密码加密文档：打开 PDF 时需要输入密码。
微软的文章在 Office 桌面应用中保存或转换为 PDF 或 XPS列出了全部选项。
在 Mac 上把 Word 保存为 PDF
- 在 Mac 版 Word 中打开文档。
- 选择文件 > 另存为（或按 Command + Shift + S）。
- 给 PDF 起一个与文档不同的名字，这样可以在旁边保留一份可编辑的 .docx。
- 在文件格式菜单中选择 PDF。
- 如果 Word 提供选择，可选 最适合电子分发和辅助功能(使用 Microsoft 联机服务)（Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)），生成带标签、无障碍的 PDF。此选项会把文档发送到微软的转换服务，因此对于机密文件，如果你的版本提供打印选项，请改用打印选项。
- 选择导出。
想立即通过邮件发送 PDF，可以使用文件 > 共享 > 发送 PDF（File > Share > Send PDF），它会把 PDF 副本附加到一封新邮件中。
Word 网页版
浏览器中的 Word（office.com 上的免费在线版）可以把 PDF 副本导出到你的电脑：
- 在 office.com 或 OneDrive 中打开文档。
- 选择文件 > 导出。
- 选择下载为 PDF（Download as PDF）；如果需要包含批注，则选择 Download as PDF with comments。
- 选择下载，然后在“下载”文件夹中找到文件。
iPhone、iPad 和 Android 上的 Word
移动应用的操作路径各不相同：
- iPhone 和 iPad：打开文件，点击三个点图标，点击导出，选择 PDF，然后选择保存位置。
- Android：打开文件，在三个点菜单中点击文件，点击打印，将打印机选为另存为 PDF，点击 PDF 图标，选择位置后点击保存。
Google 文档怎么转 PDF
Google 文档可以打开 .docx 文件，所以它也是一种不用 Word 就能把 Word 文档转换为 PDF 的免费方法。
- 如果你手上是 Word 文件，先把它上传到 Google 云端硬盘，然后右键点击文件，选择打开方式 > Google 文档。
- 在文档中选择文件 > 下载。
- 选择 PDF 文档 (.pdf)，文件会保存到“下载”文件夹。
对于特别大的文档，也可以在 Chrome 中使用文件 > 打印，并把目标打印机设为另存为 PDF。Word 文件在 Google 文档中的显示可能略有差异，尤其是使用了特殊字体或文本框时，所以发送前请先检查一下 PDF。
LibreOffice Writer
LibreOffice 是免费软件，可以直接打开 .docx 文件。
- 在 LibreOffice Writer 中打开文档。
- 选择文件 > 导出为 > 导出为 PDF 查看设置，或选择直接导出为 PDF 跳过设置。
- 在常规（General）选项卡中，可以考虑带标签的 PDF (添加文档结构)（Tagged PDF (add document structure)）、导出大纲（Export outlines，标题会变成书签），以及 JPEG 压缩并设置质量（Quality）数值。安全性（Security）选项卡用于设置密码。
- 选择导出，然后选择保存位置。
完整列表请参阅 LibreOffice 帮助中的“导出为 PDF”。
在 macOS 和 Windows 上打印为 PDF
Mac 和 Windows 电脑都内置了一个 PDF“打印机”，任何应用都能使用。
在 Mac 上：
- 选择文件 > 打印。
- 点击对话框底部的 PDF 弹出菜单，选择存储为 PDF。
- 输入名称并选择位置，然后选择存储。
在 Windows 上：
- 选择文件 > 打印（或按 Ctrl + P）。
- 将打印机选为 Microsoft Print to PDF。
- 选择打印，然后为 PDF 选择名称和文件夹。
打印只是备用方案。生成的 PDF 看起来就像一份打印件，通常会丢失可点击的链接、标题书签和辅助功能标签。
在浏览器中将 Word 转换为 PDF，无需上传
如果你有 .docx 文件但没有 Word，又不想把它上传到网站，可以使用我们免费的 Word 转 PDF 转换器。它在浏览器中用 JavaScript 完成转换，文件始终不会离开你的设备。它适用于英文及其他西欧语言的文档；中文文本无法正确显示，中文文档请使用 Word、LibreOffice 或 Google 文档。
- 把一个或多个 .docx 文件拖到页面上，或点击浏览选择文件。
- 选择页面尺寸（A4、美国信纸 (Letter) 或美国法律用纸 (Legal)）、纵向或横向、窄 / 常规 / 宽页边距、10、11、12 或 14 pt 的基础字号，还可以勾选添加页码。
- 选择转换为 PDF，预览结果后逐个下载 PDF，或使用全部下载 (ZIP)。
它会保留标题和各级标题样式、粗体和斜体、左对齐、居中和右对齐、带真实编号（1.、a.、ii.）的项目符号列表和编号列表、表格、手动分页符以及 PNG 或 JPEG 图片。它还会把文件属性中的文档标题复制到 PDF 中。
页边距决定了正文栏的宽度。在 A4 纸（宽 210 mm）上，20 mm 的常规页边距留给正文的宽度是 210 − 2 × 20 = 170 mm。12.7 mm（半英寸）的窄页边距则留下 210 − 2 × 12.7 = 184.6 mm，每行能容纳更多文字。
它也有明确的局限。PDF 使用标准 Helvetica 字体，因此原有的字体、颜色和下划线都会被替换，西里尔文、希腊文、阿拉伯文或中文等文字无法正确显示。页眉、页脚、脚注、文本框和分栏会被丢弃或简化，链接会变成纯文本，也没有书签和辅助功能标签。它只接受 .docx，不支持旧版 .doc 格式。它适合用英文及其他西欧语言撰写的信函、报告、作业等文本文档。
应该选择哪种方法？
如果你还在考虑怎么把 Word 转换为 PDF，下表总结了各种方法的优缺点：
| 方法 | 需要安装？ | 保留可点击链接？ | 标题书签？ | 最适合 |
|---|---|---|---|---|
| Windows 版 Word（另存为或导出） | 是（Word） | 是 | 是，可选 | 完全掌控、PDF/A、密码 |
| Mac 版 Word（另存为） | 是（Word） | 是 | 未见说明 | 装有 Word 的 Mac 用户 |
| Word 网页版 | 否，需要 Microsoft 帐户 | 是 | 未见说明 | 已存放在 OneDrive 中的文件 |
| Word 移动应用 | 是（应用） | 未见说明 | 未见说明 | 在手机上快速分享 |
| Google 文档 | 否，需要 Google 帐号 | 是 | 未见说明 | 免费，无需安装 Word |
| LibreOffice Writer | 是（免费） | 是 | 是，可选 | 免费，选项丰富 |
| macOS 打印 > 存储为 PDF | 否 | 通常不保留 | 否 | Mac 上的任何应用 |
| Microsoft Print to PDF | 否 | 否 | 否 | Windows 上的任何应用 |
| TimeToTime Word 转 PDF 转换器 | 否 | 否 | 否 | 私密处理简单的西文文本文档 |
让 PDF 更好的小技巧
- 检查字体。 只要字体许可允许，Word 就会嵌入字体。如果某种字体可能无法嵌入，请打开未嵌入字体时的位图文本，或者换用 Calibri、Arial 等常见字体。
- 使用真正的标题样式。 从“样式”库中应用的标题会变成书签和辅助功能标签；只是加粗、看起来像标题的文字则不会。
- 测试超链接。 在生成的 PDF 中点几个链接试试。如果点不开，你用的很可能是基于打印的方法。
- 注意文件大小。 在 Word 中选择最小文件大小(联机发布)，或在 LibreOffice 中使用 JPEG 压缩。如果 PDF 仍然太大，可以用 PDF 压缩工具再压缩一下。
常见问题与解决办法
- 字体被替换。 字体没有嵌入，或者生成 PDF 的电脑上没有安装该字体。请在文档显示正常的那台电脑上转换，或者使用常见字体。
- 版式错位。 当文件由其他应用或字体渲染时，换行和分页位置会发生变化。请在创建该文档的应用中转换，并用分页符和表格来定位内容，而不是用空格。
- 图片模糊。 最小文件大小和 JPEG 压缩会降低图片质量。请在 Word 中选择标准导出，或在 LibreOffice 中提高 JPEG 质量。如果需要清晰的照片，可在 Word 的文件 > 选项 > 高级中勾选不压缩文件中的图像。
- PDF 中出现了修订内容。 在发布内容下选择文档而不是显示了标记的文档，或者先接受所有修订。
- PDF 不具备无障碍功能。 在 Word 中打开辅助功能文档结构标记，或在 LibreOffice 中打开带标签的 PDF，同时使用真正的标题样式，并为图片添加替代文字。
常见问题
没有 Microsoft Word，怎么把 Word 文档转换为 PDF？
用 Google 文档或 LibreOffice Writer 打开文档并导出 PDF，或者把 .docx 拖到基于浏览器的转换器中，例如我们的 Word 转 PDF 转换器（中文文档请使用前两种方法）。在 Mac 上，也可以用 Pages 打开文件，然后选择文件 > 导出为 > PDF。
保存为 PDF 会改变原来的 Word 文件吗？
不会。Word 会另外写入一个 .pdf 文件，.docx 保持原样。请保留这个 Word 文件，因为以后编辑 PDF 要比编辑 Word 文件困难得多。
为什么 PDF 里的链接无法点击？
Microsoft Print to PDF 等基于打印的方法只记录纸面上会显示的内容，因此链接会丢失。请改用 Word 中的“另存为”或“导出”、Google 文档中的“下载”，或 LibreOffice 中的“导出为 PDF”。
可以给从 Word 生成的 PDF 设置密码吗？
可以。在 Windows 版 Word 中，在“另存为”对话框里打开选项，勾选使用密码加密文档。在 Mac 上，打印对话框中的安全性选项（Security Options）可以设置密码；LibreOffice 也有“安全性”选项卡。
怎么只把 Word 文档的部分页面保存为 PDF？
在 Windows 版 Word 中，在“另存为”对话框里选择选项，然后设置页范围。如果使用打印对话框，先输入需要的页码，再选择另存为 PDF。
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