Cách lưu file Word thành PDF: 9 cách, hướng dẫn từng bước

Cách lưu file Word thành PDF nhanh nhất: mở tài liệu trong Word, chọn Tệp > Lưu dưới dạng (hoặc Lưu bản sao), chọn PDF làm loại tệp rồi nhấn Lưu. Trên máy Mac, chọn PDF trong menu Định dạng Tệp và nhấn Xuất (Export). Word giữ nguyên phông chữ, bố cục và liên kết, còn tệp .docx gốc không hề thay đổi.

Dùng thử miễn phí: Word sang PDF Miễn phí, không cần tài khoản.

Đó là câu trả lời ngắn gọn nhất cho câu hỏi cách lưu file Word thành PDF, nhưng có thể bạn đang dùng Word trên web, trên điện thoại, dùng Google Docs hoặc hoàn toàn không có Word. Dưới đây là chín cách làm, hướng dẫn từng bước, bảng so sánh và cách khắc phục các lỗi thường gặp.

Cách lưu file Word thành PDF trong Word cho Windows

1. Mở tài liệu trong Word.
2. Nếu tệp đã được lưu trước đó, chọn Tệp > Lưu bản sao. Nếu tệp chưa từng được lưu, chọn Tệp > Lưu dưới dạng hoặc Lưu bản sao.
3. Chọn thư mục và nhập tên tệp.
4. Trong danh sách loại tệp Lưu dưới dạng, chọn PDF (*.pdf).
5. Chọn Lưu.

Bạn cũng có thể làm điều tương tự qua Tệp > Xuất > Tạo tài liệu PDF/XPS > Tạo PDF/XPS.

Các tùy chọn PDF nên kiểm tra trong Word

Hộp thoại này có hai thiết lập đáng để ý:

• Tối ưu hóa cho (Optimize for): Standard (phát hành trực tuyến và in) cho chất lượng in tốt nhất. Kích thước tối thiểu (phát hành trực tuyến) tạo tệp nhỏ hơn, hữu ích khi gửi kèm email hoặc tải lên các biểu mẫu có giới hạn dung lượng.
• Tùy chọn (ở một số phiên bản nằm trong Tùy chọn khác (More options)) mở thêm các lựa chọn sau:
  • Phạm vi trang chỉ xuất một số trang, ví dụ từ trang 3 đến trang 5.
  • Phát hành gì > Tài liệu hiển thị đánh dấu đưa cả thay đổi được theo dõi và chú thích vào PDF.
  • Tạo thẻ đánh dấu bằng > Đầu đề biến các Đầu đề 1, Đầu đề 2… của bạn thành mục lục có thể nhấp trong trình đọc PDF.
  • Thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy nhập tạo PDF có gắn thẻ để phần mềm đọc màn hình đọc được.
  • Tuân thủ ISO 19005-1 (PDF/A) tạo định dạng lưu trữ dùng cho việc lưu giữ lâu dài.
  • Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ vẽ văn bản thành hình ảnh nếu giấy phép của phông chữ không cho phép nhúng, nhờ vậy văn bản vẫn hiển thị đúng.
  • Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu yêu cầu nhập mật khẩu mới mở được PDF.

Bài viết của Microsoft Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS trong các ứng dụng Office trên máy tính liệt kê đầy đủ mọi tùy chọn.

Cách lưu Word thành PDF trên máy Mac

1. Mở tài liệu trong Word cho Mac.
2. Chọn Tệp > Lưu dưới dạng (hoặc nhấn Command + Shift + S).
3. Đặt cho tệp PDF một tên khác với tài liệu, để bạn vẫn giữ được bản .docx có thể chỉnh sửa bên cạnh.
4. Trong menu Định dạng Tệp, chọn PDF.
5. Nếu Word đưa ra lựa chọn, hãy chọn Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service) để có PDF được gắn thẻ, dễ truy cập. Tùy chọn này gửi tài liệu đến dịch vụ chuyển đổi của Microsoft, vì vậy với tệp bảo mật, hãy chọn tùy chọn dành cho in ấn nếu phiên bản của bạn có.
6. Chọn Xuất (Export).

Để gửi PDF qua email ngay, dùng Tệp > Chia sẻ > Gửi PDF (File > Share > Send PDF). Lệnh này đính kèm một bản PDF vào thư mới.

Word trên web

Word trong trình duyệt (phiên bản trực tuyến miễn phí tại office.com) xuất bản sao PDF về máy tính của bạn:

1. Mở tài liệu tại office.com hoặc từ OneDrive.
2. Chọn Tệp > Xuất (File > Export).
3. Chọn Download as PDF, hoặc Download as PDF with comments nếu muốn đưa cả chú thích vào.
4. Chọn Download rồi tìm tệp trong thư mục tải xuống.

Word trên iPhone, iPad và Android

Các ứng dụng di động đi theo những đường khác nhau:

• iPhone và iPad: mở tệp, nhấn biểu tượng ba chấm, nhấn Xuất, chọn PDF và chọn nơi lưu.
• Android: mở tệp, nhấn Tệp (File) trong menu ba chấm, nhấn In (Print), chọn Lưu dưới dạng PDF làm máy in, nhấn biểu tượng PDF, chọn vị trí rồi nhấn Lưu.

Cách chuyển Google Docs sang PDF

Google Docs mở được tệp .docx, nên đây cũng là cách miễn phí để chuyển file Word sang PDF mà không cần Word.

1. Nếu bạn bắt đầu từ một tệp Word, hãy tải tệp lên Google Drive, nhấp chuột phải vào tệp và chọn Mở bằng > Google Tài liệu (Open with > Google Docs).
2. Trong tài liệu, chọn Tệp > Tải xuống (File > Download).
3. Chọn Tài liệu PDF (.pdf). Tệp sẽ được lưu vào thư mục tải xuống.

Với tài liệu rất lớn, bạn cũng có thể dùng Tệp > In với đích Lưu dưới dạng PDF trong Chrome. Tệp Word có thể trông hơi khác trong Google Docs, nhất là khi dùng phông chữ lạ hoặc hộp văn bản, vì vậy hãy kiểm tra PDF trước khi gửi đi.

LibreOffice Writer

LibreOffice miễn phí và mở trực tiếp tệp .docx.

1. Mở tài liệu trong LibreOffice Writer.
2. Chọn File > Export As > Export as PDF để xem các thiết lập, hoặc Export Directly as PDF để bỏ qua chúng.
3. Trên thẻ General, cân nhắc bật Tagged PDF (add document structure), Export outlines (đầu đề trở thành dấu trang) và JPEG compression với một giá trị Quality. Thẻ Security dùng để đặt mật khẩu.
4. Chọn Export và chọn vị trí lưu.

Danh sách đầy đủ có trong trợ giúp LibreOffice về Xuất dạng PDF.

In ra PDF trên macOS và Windows

Máy Mac và máy tính Windows đều có sẵn một “máy in” PDF dùng được từ mọi ứng dụng.

Trên máy Mac:

1. Chọn Tệp > In.
2. Nhấp menu bật lên PDF ở cuối hộp thoại và chọn Lưu dưới dạng PDF.
3. Nhập tên và vị trí, rồi chọn Lưu.

Trên Windows:

1. Chọn Tệp > In (hoặc nhấn Ctrl + P).
2. Chọn Microsoft Print to PDF làm máy in.
3. Chọn In, rồi chọn tên và thư mục cho tệp PDF.

In chỉ là phương án dự phòng. PDF trông giống bản in giấy, và bạn thường mất các liên kết có thể nhấp, dấu trang theo đầu đề và thẻ hỗ trợ truy cập.

Chuyển Word sang PDF trong trình duyệt mà không cần tải lên

Nếu bạn có tệp .docx nhưng không có Word và không muốn tải tệp lên một website, công cụ Word sang PDF miễn phí của chúng tôi chuyển đổi tệp bằng JavaScript ngay trong trình duyệt. Tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.

1. Thả một hoặc nhiều tệp .docx vào trang, hoặc nhấp để chọn tệp.
2. Chọn Khổ giấy (A4, US Letter hoặc Legal), hướng Dọc hoặc Ngang, lề Hẹp, Bình thường hoặc Rộng, Cỡ chữ cơ bản 10, 11, 12 hoặc 14 pt, và tùy chọn Thêm số trang.
3. Chọn Chuyển đổi sang PDF, xem trước kết quả và tải xuống từng tệp PDF, hoặc tải tất cả cùng lúc bằng Tải tất cả (ZIP).

Công cụ giữ lại kiểu tiêu đề và đầu đề, chữ đậm và nghiêng, căn trái, căn giữa và căn phải, danh sách dấu đầu dòng và danh sách đánh số với số thứ tự thật (1., a., ii.), bảng, ngắt trang thủ công và ảnh PNG hoặc JPEG. Công cụ cũng sao chép tiêu đề tài liệu từ thuộc tính của tệp vào PDF.

Lề quyết định chiều rộng của cột chữ. Trên giấy A4 (rộng 210 mm), lề bình thường 20 mm để lại 210 − 2 × 20 = 170 mm cho văn bản. Lề hẹp 12,7 mm (nửa inch) để lại 210 − 2 × 12,7 = 184,6 mm, nên mỗi dòng chứa được nhiều chữ hơn.

Công cụ có những giới hạn thật sự. PDF dùng phông Helvetica tiêu chuẩn, nên phông chữ, màu sắc và gạch chân gốc của bạn sẽ bị thay thế, và văn bản bằng các hệ chữ như Kirin, Hy Lạp, Ả Rập hay chữ Trung sẽ không hiển thị đúng. Điều này cũng áp dụng cho tiếng Việt: các chữ như ă, đ, ơ, ư và chữ mang dấu thanh như ạ, ế không có trong phông tiêu chuẩn nên sẽ không hiển thị đúng. Vì vậy, với tài liệu tiếng Việt, hãy dùng Word, LibreOffice hoặc Google Docs. Đầu trang, chân trang, chú thích cuối trang, hộp văn bản và cột bị bỏ đi hoặc đơn giản hóa, liên kết trở thành văn bản thường, và không có dấu trang hay thẻ hỗ trợ truy cập. Công cụ chỉ nhận định dạng .docx, không nhận định dạng .doc cũ. Công cụ phù hợp với tài liệu văn bản như thư, báo cáo và bài tập viết bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ Tây Âu khác.

Nên dùng cách nào?

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cách chuyển Word sang PDF, bảng dưới đây tóm tắt ưu nhược điểm của từng cách:

Mẹo để có tệp PDF tốt hơn

• Kiểm tra phông chữ. Word nhúng phông chữ khi giấy phép cho phép. Nếu một phông chữ có thể không nhúng được, hãy bật Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ, hoặc chuyển sang phông phổ biến như Calibri hay Arial.
• Dùng kiểu đầu đề thật. Đầu đề lấy từ bộ sưu tập Kiểu sẽ trở thành dấu trang và thẻ hỗ trợ truy cập; chữ in đậm chỉ trông giống đầu đề thì không.
• Thử các siêu liên kết. Nhấp vài liên kết trong PDF đã hoàn thành. Nếu chúng không hoạt động, có lẽ bạn đã dùng cách in ra PDF.
• Để ý dung lượng tệp. Chọn Kích thước tối thiểu (phát hành trực tuyến) trong Word hoặc nén JPEG trong LibreOffice. Nếu PDF vẫn quá lớn, hãy chạy tệp qua công cụ nén PDF.

Lỗi thường gặp và cách khắc phục

• Phông chữ bị thay thế. Phông chữ không được nhúng hoặc không được cài trên máy tạo PDF. Hãy chuyển đổi trên máy tính mà tài liệu hiển thị đúng, hoặc dùng phông chữ phổ biến.
• Bố cục bị xê dịch. Ngắt dòng và ngắt trang thay đổi khi một ứng dụng hoặc phông chữ khác hiển thị tệp. Hãy chuyển đổi trong chính ứng dụng đã tạo ra tài liệu, và căn chỉnh bằng ngắt trang và bảng, không phải bằng dấu cách.
• Ảnh bị mờ. Kích thước tối thiểu và nén JPEG làm giảm chất lượng ảnh. Hãy xuất với Standard trong Word hoặc chất lượng JPEG cao hơn trong LibreOffice. Để ảnh chụp sắc nét, chọn Không nén ảnh trong tệp (Do not compress images in file) trong Tệp > Tùy chọn > Nâng cao của Word.
• Thay đổi được theo dõi xuất hiện trong PDF. Chọn Tài liệu thay vì Tài liệu hiển thị đánh dấu trong mục Phát hành gì, hoặc chấp nhận các thay đổi trước.
• PDF không hỗ trợ truy cập. Bật Thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy nhập trong Word hoặc Tagged PDF trong LibreOffice, đồng thời dùng kiểu đầu đề thật và văn bản thay thế cho ảnh.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao chuyển tài liệu Word sang PDF mà không có Microsoft Word?

Mở tài liệu trong Google Docs hoặc LibreOffice Writer rồi xuất ra PDF, hoặc thả tệp .docx vào một công cụ chuyển đổi chạy trong trình duyệt như Word sang PDF của chúng tôi (phù hợp với tài liệu tiếng Anh và các ngôn ngữ Tây Âu). Trên máy Mac, bạn cũng có thể mở tệp trong Pages và dùng File > Export To > PDF.

Lưu thành PDF có làm thay đổi tệp Word gốc không?

Không. Word ghi ra một tệp .pdf riêng và tệp .docx vẫn giữ nguyên như cũ. Hãy giữ lại tệp này, vì chỉnh sửa PDF về sau khó hơn nhiều so với chỉnh sửa tệp Word.

Vì sao các liên kết trong PDF của tôi không nhấp được?

Các cách dựa trên lệnh in như Microsoft Print to PDF chỉ ghi lại những gì sẽ xuất hiện trên giấy, nên liên kết bị mất. Thay vào đó, hãy dùng Tệp > Lưu dưới dạng hoặc Xuất trong Word, Tải xuống trong Google Docs, hoặc Export as PDF trong LibreOffice.

Có thể đặt mật khẩu cho PDF tạo từ Word không?

Có. Trong Word cho Windows, mở Tùy chọn trong hộp thoại Lưu dưới dạng và chọn Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu. Trên máy Mac, Security Options (Tùy chọn bảo mật) trong hộp thoại in có thể yêu cầu mật khẩu, còn LibreOffice có thẻ Security.

Làm sao chỉ lưu một vài trang của tài liệu Word thành PDF?

Trong Word cho Windows, chọn Tùy chọn trong hộp thoại Lưu dưới dạng và đặt Phạm vi trang. Trong hộp thoại in, nhập các trang bạn muốn trước khi chọn Lưu dưới dạng PDF.

Dùng thử miễn phí: Word sang PDF Miễn phí, không cần tài khoản.