Як зберегти документ Word у PDF: 9 способів покроково

Щоб зберегти документ Word у PDF, відкрийте його у Word, виберіть Файл > Зберегти як (або Зберегти копію), укажіть тип файлу PDF і натисніть Зберегти. На Mac виберіть PDF у меню Формат файлу (File Format) і натисніть Експортувати (Export). Word зберігає шрифти, макет і посилання, а вихідний файл .docx залишається без змін.

Спробуйте безкоштовно: Word у PDF Безкоштовно, без реєстрації.

Це найкоротша відповідь на запитання, як зберегти документ Word у PDF. Але ви можете працювати у Word для вебу, на телефоні чи в Google Docs або взагалі не мати Word. Нижче зібрано дев’ять способів із покроковими інструкціями, порівняльну таблицю та рішення типових проблем.

Як зберегти документ Word у PDF у Word для Windows

1. Відкрийте документ у Word.
2. Якщо файл уже зберігався раніше, виберіть Файл > Зберегти копію. Якщо його ще жодного разу не зберігали, виберіть Файл > Зберегти як або Зберегти копію.
3. Виберіть папку та введіть ім’я файлу.
4. У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf).
5. Натисніть Зберегти.

Той самий результат дає команда Файл > Експорт > Створити документ у форматі PDF/XPS > Створити документ у форматі PDF/XPS.

Параметри PDF у Word, які варто перевірити

У цьому діалоговому вікні є два налаштування, на які варто звернути увагу:

• Optimize for (оптимізація): варіант Standard (публікація в Інтернеті та друк) дає найкращу якість друку. Варіант Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті) створює менший файл, що зручно для вкладень в електронних листах і форм завантаження з обмеженням розміру.
• Параметри (у деяких версіях — додаткові параметри) відкривають інші можливості:
  • Діапазон сторінок дозволяє експортувати лише частину сторінок, наприклад сторінки з 3 по 5.
  • Опублікувати > Документ із виправленнями додає до PDF відстежені зміни та примітки.
  • Створити закладки за допомогою > Заголовки перетворює ваші стилі «Заголовок 1», «Заголовок 2» тощо на клікабельний зміст у програмі для перегляду PDF.
  • Теги структури документа для полегшення пошуку створюють PDF із тегами, який можуть читати екранні диктори.
  • Сумісний з ISO 19005-1 (PDF/A) створює архівний формат для довгострокового зберігання.
  • Точковий текст за відсутності вбудованих шрифтів відтворює текст як зображення, якщо ліцензія шрифту забороняє його вбудовувати, тож текст однаково виглядає правильно.
  • Зашифрувати документ із використанням пароля вимагає пароль для відкриття PDF.

Усі параметри описано в статті Microsoft Збереження або перетворення формату PDF чи XPS у класичних програмах Office.

Як зберегти Word у PDF на Mac

1. Відкрийте документ у Word для Mac.
2. Виберіть Файл > Зберегти як (або натисніть Command + Shift + S).
3. Дайте PDF-файлу ім’я, відмінне від імені документа, щоб поруч залишився редагований .docx.
4. У меню Формат файлу (File Format) виберіть PDF.
5. Якщо Word пропонує вибір, виберіть Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service), щоб отримати PDF із тегами та підтримкою спеціальних можливостей. Цей варіант надсилає документ до служби перетворення Microsoft, тому для конфіденційних файлів краще вибрати варіант для друку, якщо ваша версія його пропонує.
6. Натисніть Експортувати (Export).

Щоб одразу надіслати PDF електронною поштою, скористайтеся командою File > Share > Send PDF: вона додає копію у форматі PDF до нового листа.

Word для вебу

Word у браузері (безкоштовна онлайн-версія на office.com) експортує копію PDF на ваш комп’ютер:

1. Відкрийте документ на office.com або з OneDrive.
2. Виберіть Файл > Експорт.
3. Виберіть Завантажити як PDF (Download as PDF) або Download as PDF with comments, якщо потрібно включити примітки.
4. Натисніть Завантажити (Download) і знайдіть файл у папці завантажень.

Word на iPhone, iPad та Android

У мобільних застосунках шлях інший:

• iPhone та iPad: відкрийте файл, торкніться значка з трьома крапками, торкніться Експорт, виберіть PDF і вкажіть, куди зберегти файл.
• Android: відкрийте файл, у меню з трьома крапками торкніться Файл, потім Друк (Print), виберіть як принтер Зберегти як PDF (Save as PDF), торкніться значка PDF, виберіть розташування й торкніться Зберегти (Save).

Як конвертувати Google Документ у PDF

Google Docs відкриває файли .docx, тож це ще й безкоштовний спосіб конвертувати документ Word у PDF без Word.

1. Якщо ви починаєте з файлу Word, завантажте його на Google Диск, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть Відкрити за допомогою > Google Документи.
2. У документі виберіть Файл > Завантажити.
3. Виберіть Документ PDF (.pdf). Файл збережеться в папці завантажень.

Для дуже великих документів у Chrome також підходить Файл > Друк із місцем призначення Зберегти як PDF. Файл Word може виглядати в Google Docs трохи інакше, особливо якщо в ньому незвичні шрифти чи текстові поля, тож перевірте PDF перед надсиланням.

LibreOffice Writer

LibreOffice безкоштовний і відкриває файли .docx напряму.

1. Відкрийте документ у LibreOffice Writer.
2. Виберіть Файл > Експортувати як > Експорт у PDF, щоб побачити налаштування, або Експортувати безпосередньо у PDF (Export Directly as PDF), щоб їх пропустити.
3. На вкладці Загальні зверніть увагу на Tagged PDF (add document structure) (PDF із тегами), Export outlines (заголовки стають закладками) і Компресія JPEG зі значенням Якість. На вкладці Security (безпека) задаються паролі.
4. Натисніть Експортувати та виберіть розташування.

Повний перелік параметрів є в довідці LibreOffice про експорт у PDF.

Друк у PDF на macOS і Windows

На Mac і комп’ютерах із Windows є вбудований PDF-«принтер», який працює з будь-якої програми.

На Mac:

1. Виберіть Файл > Друкувати (File > Print).
2. Клацніть спливне меню PDF унизу діалогового вікна та виберіть Зберегти як PDF (Save as PDF).
3. Введіть ім’я та розташування, потім натисніть Зберегти.

У Windows:

1. Виберіть Файл > Друк (або натисніть Ctrl + P).
2. Виберіть принтер Microsoft Print to PDF.
3. Натисніть Друк, потім укажіть ім’я та папку для PDF.

Друк — це запасний варіант. PDF виглядає як роздруківка, і зазвичай ви втрачаєте клікабельні посилання, закладки за заголовками та теги спеціальних можливостей.

Конвертація Word у PDF у браузері без завантаження на сервер

Якщо у вас є файл .docx, але немає Word, і ви не хочете завантажувати його на сайт, наш безкоштовний конвертер Word у PDF перетворює його за допомогою JavaScript прямо у вашому браузері. Файл ніколи не залишає ваш пристрій.

1. Перетягніть на сторінку один або кілька файлів .docx або клацніть, щоб вибрати їх.
2. Виберіть розмір сторінки (A4, US Letter або Legal), орієнтацію Книжкова чи Альбомна, поля Вузькі, Звичайні або Широкі, Базовий розмір шрифту 10, 11, 12 чи 14 pt і за бажанням Додати номери сторінок.
3. Натисніть Конвертувати в PDF, перегляньте результат і завантажте кожен PDF окремо або всі разом через Завантажити все (ZIP).

Інструмент зберігає стилі назви й заголовків, жирний і курсивний текст, вирівнювання ліворуч, по центру та праворуч, марковані й нумеровані списки з їхньою справжньою нумерацією (1., a., ii.), таблиці, ручні розриви сторінок і зображення PNG або JPEG. Також він переносить назву документа з властивостей файлу в PDF.

Поля визначають ширину текстового стовпця. На аркуші A4 (ширина 210 мм) звичайні поля по 20 мм залишають для тексту 210 − 2 × 20 = 170 мм. Вузькі поля по 12,7 мм (пів дюйма) залишають 210 − 2 × 12,7 = 184,6 мм, тож у кожен рядок вміщується більше слів.

У нього є реальні обмеження. PDF використовує стандартний шрифт Helvetica, тому ваші оригінальні шрифти, кольори та підкреслення замінюються, а текст іншими писемностями, як-от кирилиця, грецька, арабська чи китайська, відображатиметься неправильно. Це стосується й української: текст українською (кирилицею) у PDF відображатиметься некоректно, тому для українських документів використовуйте Word, LibreOffice або Google Docs. Колонтитули, виноски, текстові поля та колонки відкидаються або спрощуються, посилання стають звичайним текстом, а закладок і тегів спеціальних можливостей немає. Приймаються лише файли .docx, а не старіший формат .doc. Інструмент підходить для текстових документів, як-от листи, звіти чи курсові роботи, англійською та іншими західноєвропейськими мовами.

Який спосіб вибрати?

Якщо ви ще вирішуєте, як конвертувати Word у PDF, ця таблиця підсумовує переваги й недоліки:

Поради для кращого PDF

• Перевірте шрифти. Word вбудовує шрифти, якщо це дозволяє їхня ліцензія. Якщо шрифт не можна вбудувати, увімкніть Точковий текст за відсутності вбудованих шрифтів або перейдіть на поширений шрифт, як-от Calibri чи Arial.
• Використовуйте справжні стилі заголовків. Заголовки з колекції стилів стають закладками й тегами спеціальних можливостей; жирний текст, який лише виглядає як заголовок, — ні.
• Перевірте гіперпосилання. Клацніть кілька посилань у готовому PDF. Якщо вони не працюють, імовірно, ви скористалися способом через друк.
• Стежте за розміром файлу. Виберіть Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті) у Word або компресію JPEG у LibreOffice. Якщо PDF усе одно завеликий, пропустіть його через компресор PDF.

Типові проблеми та їх вирішення

• Шрифти замінюються. Шрифт не було вбудовано або він не встановлений на комп’ютері, де створювали PDF. Конвертуйте на комп’ютері, де документ виглядає правильно, або використовуйте поширені шрифти.
• Макет зсувається. Розриви рядків і сторінок зміщуються, коли файл відтворює інша програма чи інший шрифт. Конвертуйте в програмі, у якій документ створено, і розташовуйте елементи за допомогою розривів сторінок і таблиць, а не пробілів.
• Зображення розмиті. Мінімальний розмір і компресія JPEG знижують якість зображень. Експортуйте з параметром Standard у Word або з вищою якістю JPEG у LibreOffice. Для чітких фотографій у Word виберіть Do not compress images in file (не стискати зображення у файлі) в розділі Файл > Параметри > Додатково.
• У PDF видно відстежені зміни. У розділі Опублікувати виберіть Документ замість Документ із виправленнями або спершу прийміть зміни.
• PDF недоступний для спеціальних можливостей. Увімкніть Теги структури документа для полегшення пошуку у Word або Tagged PDF у LibreOffice, використовуйте справжні стилі заголовків і додавайте замісний текст до зображень.

Часті запитання

Як конвертувати документ Word у PDF без Microsoft Word?

Відкрийте його в Google Docs або LibreOffice Writer і експортуйте PDF або перетягніть .docx у браузерний конвертер, як-от наш конвертер Word у PDF (для документів українською краще підходять Google Docs або LibreOffice). На Mac також можна відкрити файл у Pages і вибрати File > Export To > PDF.

Чи змінює збереження у PDF мій вихідний файл Word?

Ні. Word записує окремий файл .pdf, а .docx залишається таким, яким був. Зберігайте його, адже редагувати PDF згодом набагато складніше, ніж файл Word.

Чому посилання в моєму PDF не клікабельні?

Способи через друк, як-от Microsoft Print to PDF, записують лише те, що з’явилося б на папері, тому посилання втрачаються. Натомість використовуйте Файл > Зберегти як або Експорт у Word, Завантажити в Google Docs чи Експорт у PDF у LibreOffice.

Чи можна захистити паролем PDF, створений із Word?

Так. У Word для Windows відкрийте Параметри в діалоговому вікні «Зберегти як» і виберіть Зашифрувати документ із використанням пароля. На Mac вимагати пароль можна через Security Options (параметри безпеки) у діалоговому вікні друку, а в LibreOffice є вкладка безпеки (Security).

Як зберегти у PDF лише кілька сторінок документа Word?

У Word для Windows виберіть Параметри в діалоговому вікні «Зберегти як» і вкажіть Діапазон сторінок. У діалоговому вікні друку введіть потрібні сторінки, перш ніж вибрати «Зберегти як PDF».

Спробуйте безкоштовно: Word у PDF Безкоштовно, без реєстрації.