Como salvar um documento do Word em PDF: 9 formas, passo a passo

Para salvar um documento do Word em PDF, abra-o no Word e escolha Arquivo > Salvar como (ou Salvar uma cópia), selecione PDF como tipo de arquivo e clique em Salvar. No Mac, escolha PDF no menu Formato de Arquivo e clique em Exportar. O Word mantém as fontes, o layout e os links, e o .docx original continua intacto.

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Essa é a resposta mais rápida para quem quer saber como salvar um documento do Word em PDF, mas talvez você esteja usando o Word para a Web, o celular ou o Google Docs, ou nem tenha o Word instalado. A seguir estão nove métodos passo a passo, uma comparação e soluções para os problemas mais comuns.

Como salvar um documento do Word em PDF no Word para Windows

1. Abra o documento no Word.
2. Se o arquivo já foi salvo antes, selecione Arquivo > Salvar uma cópia. Se ele nunca foi salvo, selecione Arquivo > Salvar como ou Salvar uma cópia.
3. Escolha uma pasta e digite um nome para o arquivo.
4. Na lista Salvar como tipo, selecione PDF (*.pdf).
5. Selecione Salvar.

O mesmo resultado está disponível em Arquivo > Exportar > Criar documento PDF/XPS > Criar PDF/XPS.

Opções de PDF que vale a pena conferir no Word

Duas configurações dessa caixa de diálogo merecem atenção:

• Otimizar para: Standard (publicação online e impressão) oferece a melhor qualidade de impressão. Tamanho mínimo (publicação online) gera um arquivo menor, o que é útil para anexos de e-mail e formulários de envio com limite de tamanho.
• Opções (em Mais Opções em algumas versões) abre outras escolhas:
  • Intervalo de páginas exporta só algumas páginas, por exemplo, da 3 à 5.
  • Publicar o que > Documento mostrando marcação inclui as alterações controladas e os comentários.
  • Criar indicadores usando > Cabeçalhos transforma seus Título 1, Título 2 e assim por diante em um sumário clicável no leitor de PDF.
  • Marcas estruturais do documento para acessibilidade cria um PDF marcado que os leitores de tela conseguem acompanhar.
  • Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A) gera um formato de arquivamento para guardar o documento a longo prazo.
  • Texto de bitmap quando as fontes não podem ser incorporadas desenha o texto como imagem se a licença de uma fonte proibir a incorporação, para que ele continue com a aparência certa.
  • Criptografar o documento com uma senha exige uma senha para abrir o PDF.

O artigo da Microsoft Salvar ou converter em PDF ou XPS nos aplicativos da área de trabalho do Office lista todas as opções.

Como salvar Word em PDF no Mac

1. Abra o documento no Word para Mac.
2. Selecione Arquivo > Salvar como (ou pressione Command + Shift + S).
3. Dê ao PDF um nome diferente do documento, para manter um .docx editável ao lado dele.
4. No menu Formato de Arquivo, escolha PDF.
5. Se o Word oferecer uma escolha, selecione Melhor para distribuição eletrônica e acessibilidade (usa o serviço online da Microsoft) (Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)) para obter um PDF marcado e acessível. Essa opção envia o documento ao serviço de conversão da Microsoft, então, para arquivos confidenciais, escolha a opção de impressão (Melhor para impressão) se a sua versão a oferecer.
6. Selecione Exportar.

Para enviar um PDF por e-mail na hora, use Arquivo > Compartilhar > Enviar PDF (File > Share > Send PDF), que anexa uma cópia em PDF a uma nova mensagem.

Word para a Web

O Word no navegador (a versão online gratuita em office.com) exporta uma cópia em PDF para o seu computador:

1. Abra o documento em office.com ou pelo OneDrive.
2. Selecione Arquivo > Exportar.
3. Escolha Baixar como PDF (Download as PDF), ou Baixar como PDF com comentários (Download as PDF with comments) se os comentários tiverem de ser incluídos.
4. Selecione Baixar e procure o arquivo na sua pasta de downloads.

Word no iPhone, iPad e Android

Os aplicativos para celular seguem caminhos diferentes:

• iPhone e iPad: abra o arquivo, toque no ícone de três pontos, toque em Exportar, selecione PDF e escolha onde salvar.
• Android: abra o arquivo, toque em Arquivo no menu de três pontos, toque em Imprimir, escolha Salvar como PDF como impressora, toque no ícone de PDF, escolha um local e toque em Salvar.

Como converter um documento do Google Docs em PDF

O Google Docs abre arquivos .docx, então também é uma forma gratuita de converter um documento do Word em PDF sem ter o Word.

1. Se você está começando com um arquivo do Word, envie-o para o Google Drive, clique nele com o botão direito e escolha Abrir com > Documentos Google.
2. No documento, selecione Arquivo > Fazer download.
3. Escolha Documento PDF (.pdf). O arquivo é salvo na sua pasta de downloads.

Para documentos muito grandes, Arquivo > Imprimir com o destino Salvar como PDF também funciona no Chrome. Um arquivo do Word pode ficar um pouco diferente no Google Docs, principalmente com fontes incomuns ou caixas de texto, por isso confira o PDF antes de enviá-lo.

LibreOffice Writer

O LibreOffice é gratuito e abre arquivos .docx diretamente.

1. Abra o documento no LibreOffice Writer.
2. Selecione Arquivo > Exportar como > Exportar como PDF para ver as configurações, ou Exportar diretamente como PDF para pulá-las.
3. Na guia Geral, considere PDF marcado (adiciona a estrutura do documento), Exportar tópicos (os títulos viram marcadores) e Compressão JPEG com um valor de Qualidade. A guia Segurança define senhas.
4. Selecione Exportar e escolha um local.

A lista completa está na ajuda do LibreOffice sobre Exportar como PDF.

Imprimir em PDF no macOS e no Windows

Macs e PCs com Windows têm uma "impressora" de PDF integrada que funciona em qualquer aplicativo.

No Mac:

1. Escolha Arquivo > Imprimir.
2. Clique no menu local PDF na parte inferior da caixa de diálogo e escolha Salvar como PDF.
3. Digite um nome e um local e selecione Salvar.

No Windows:

1. Escolha Arquivo > Imprimir (ou pressione Ctrl + P).
2. Selecione Microsoft Print to PDF como impressora.
3. Selecione Imprimir e escolha um nome e uma pasta para o PDF.

Imprimir é um plano B. O PDF fica parecido com uma impressão em papel e, em geral, você perde os links clicáveis, os marcadores dos títulos e as marcas de acessibilidade.

Converter Word em PDF no navegador sem fazer upload

Se você tem um arquivo .docx mas não tem o Word, e prefere não enviá-lo para um site, o nosso Conversor de Word para PDF gratuito faz a conversão com JavaScript no seu navegador. O arquivo nunca sai do seu dispositivo.

1. Solte um ou mais arquivos .docx na página ou clique para procurar.
2. Escolha o tamanho da página (A4, Carta (US Letter) ou Ofício (Legal)), Retrato ou Paisagem, margens Estreitas, Normais ou Largas, um tamanho de fonte base de 10, 11, 12 ou 14 pt e, se quiser, Adicionar números de página.
3. Selecione Converter para PDF, confira a pré-visualização e baixe cada PDF, ou todos de uma vez com Baixar tudo (ZIP).

Ele mantém os estilos de título e cabeçalho, o texto em negrito e itálico, o alinhamento à esquerda, centralizado e à direita, as listas com marcadores e as listas numeradas com a numeração real (1., a., ii.), as tabelas, as quebras de página manuais e as imagens PNG ou JPEG. Ele também copia o título do documento, definido nas propriedades do arquivo, para o PDF.

As margens definem a largura da coluna de texto. Em papel A4 (210 mm de largura), margens normais de 20 mm deixam 210 − 2 × 20 = 170 mm para o texto. Margens estreitas de 12,7 mm (meia polegada) deixam 210 − 2 × 12,7 = 184,6 mm, então cada linha comporta mais palavras.

Ele tem limites reais. O PDF usa a fonte padrão Helvetica, então as fontes, as cores e os sublinhados originais são substituídos, e textos em escritas como cirílico, grego, árabe ou chinês não aparecem corretamente. Cabeçalhos, rodapés, notas de rodapé, caixas de texto e colunas são removidos ou simplificados, os links viram texto simples e não há marcadores nem marcas de acessibilidade. Só o formato .docx é aceito, não o antigo .doc. Ele é ideal para documentos de texto, como cartas, relatórios e trabalhos escolares, em português, inglês e outros idiomas da Europa Ocidental.

Qual método você deve usar?

Se você ainda está decidindo como converter Word em PDF, esta tabela resume os prós e contras:

Dicas para um PDF melhor

• Confira as fontes. O Word incorpora as fontes quando a licença permite. Se uma fonte não puder ser incorporada, ative Texto de bitmap quando as fontes não podem ser incorporadas ou troque para uma fonte comum, como Calibri ou Arial.
• Use estilos de título de verdade. Os títulos da galeria de Estilos viram marcadores e marcas de acessibilidade; um texto em negrito que só parece título, não.
• Teste os hiperlinks. Clique em alguns links no PDF pronto. Se não funcionarem, provavelmente você usou um método baseado em impressão.
• Fique de olho no tamanho do arquivo. Escolha Tamanho mínimo (publicação online) no Word ou a compressão JPEG no LibreOffice. Se o PDF continuar grande demais, passe-o por um Compressor de PDF.

Problemas comuns e soluções

• As fontes são substituídas. A fonte não foi incorporada ou não está instalada no computador em que o PDF foi gerado. Faça a conversão no computador em que o documento aparece corretamente ou use fontes comuns.
• O layout se desloca. Quebras de linha e de página mudam de lugar quando outro aplicativo ou outra fonte renderiza o arquivo. Converta no aplicativo que criou o documento e posicione os elementos com quebras de página e tabelas, não com espaços.
• As imagens ficam borradas. O tamanho mínimo e a compressão JPEG reduzem a qualidade das imagens. Exporte com Standard no Word ou com uma qualidade JPEG mais alta no LibreOffice. Para fotos nítidas, selecione Não compactar imagens no arquivo (Do not compress images in file) em Arquivo > Opções > Avançado no Word.
• As alterações controladas aparecem no PDF. Escolha Documento em vez de Documento mostrando marcação em Publicar o que, ou aceite as alterações antes.
• O PDF não é acessível. Ative Marcas estruturais do documento para acessibilidade no Word ou PDF marcado no LibreOffice, e use estilos de título de verdade e texto alternativo nas imagens.

Perguntas frequentes

Como converter um documento do Word em PDF sem o Microsoft Word?

Abra-o no Google Docs ou no LibreOffice Writer e exporte um PDF, ou solte o .docx em um conversor no navegador, como o nosso Conversor de Word para PDF. No Mac, você também pode abrir o arquivo no Pages e usar Arquivo > Exportar Para > PDF.

Salvar em PDF altera o meu arquivo original do Word?

Não. O Word grava um arquivo .pdf separado, e o .docx continua exatamente como estava. Guarde-o, porque editar um PDF depois é muito mais difícil do que editar o arquivo do Word.

Por que os links do meu PDF não são clicáveis?

Métodos baseados em impressão, como o Microsoft Print to PDF, registram apenas o que apareceria no papel, então os links se perdem. Em vez disso, use Arquivo > Salvar como ou Exportar no Word, Fazer download no Google Docs ou Exportar como PDF no LibreOffice.

Dá para proteger com senha um PDF feito no Word?

Sim. No Word para Windows, abra Opções na caixa de diálogo Salvar como e selecione Criptografar o documento com uma senha. No Mac, as Opções de Segurança da caixa de diálogo de impressão podem exigir uma senha, e o LibreOffice tem a guia Segurança.

Como salvar só algumas páginas de um documento do Word em PDF?

No Word para Windows, selecione Opções na caixa de diálogo Salvar como e defina um Intervalo de páginas. Em uma caixa de diálogo de impressão, digite as páginas que você quer antes de escolher Salvar como PDF.

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