Lagre Word-dokument som PDF: 9 måter, steg for steg

For å lagre et Word-dokument som PDF åpner du det i Word og velger Fil > Lagre som (eller Lagre en kopi), velger PDF som filtype og klikker Lagre. På Mac velger du PDF i menyen Filformat og klikker Eksporter. Word beholder skrifter, oppsett og lenker, og den opprinnelige .docx-filen forblir uendret.

Prøv gratis: Word til PDF Gratis å bruke, ingen konto nødvendig.

Det er det raskeste svaret på hvordan du kan lagre Word-dokument som PDF, men kanskje bruker du Word på nettet, en mobil eller Google Docs, eller du har ikke Word i det hele tatt. Nedenfor finner du ni metoder steg for steg, en sammenligning og løsninger på vanlige problemer.

Lagre Word-dokument som PDF i Word for Windows

1. Åpne dokumentet i Word.
2. Hvis filen er lagret før, velger du Fil > Lagre en kopi. Hvis den aldri har vært lagret, velger du Fil > Lagre som eller Lagre en kopi.
3. Velg en mappe og skriv inn et filnavn.
4. Velg PDF (*.pdf) i listen over filtyper.
5. Velg Lagre.

Du får samme resultat via Fil > Eksporter > Opprett PDF/XPS-dokument > Opprett PDF/XPS.

PDF-alternativer i Word som er verdt å sjekke

To innstillinger i denne dialogboksen fortjener en titt:

• Optimaliser for (Optimize for): Standard (publisering på nettet og utskrift) gir best utskriftskvalitet. Minste størrelse (publisering på nettet) gir en mindre fil, noe som er nyttig for e-postvedlegg og opplastingsskjemaer med størrelsesgrense.
• Alternativer (under Flere alternativer i enkelte versjoner) åpner flere valg:
  • Sideområde eksporterer bare noen av sidene, for eksempel side 3 til 5.
  • Publisere hva > Dokument viser markeringer tar med sporede endringer og kommentarer.
  • Opprett bokmerker ved hjelp av > Overskrifter gjør Overskrift 1, Overskrift 2 og så videre om til en klikkbar disposisjon i PDF-leseren.
  • Dokumentstrukturkoder for tilgjengelighet lager en merket PDF som skjermlesere kan følge.
  • Samsvar med ISO 19005-1 (PDF/A) gir et arkivformat for langtidslagring.
  • Lagre tekst som punktgrafikk når skrifttyper ikke kan bygges inn tegner teksten som et bilde hvis lisensen til en skrift forbyr innebygging, slik at den fortsatt ser riktig ut.
  • Krypter dokumentet med et passord krever et passord for å åpne PDF-filen.

Microsofts artikkel Lagre eller konvertere til PDF eller XPS i Office-skrivebordsprogrammer viser alle alternativene.

Slik lagrer du Word som PDF på Mac

1. Åpne dokumentet i Word for Mac.
2. Velg Fil > Lagre som (eller trykk Kommando + Skift + S).
3. Gi PDF-filen et annet navn enn dokumentet, slik at du beholder en redigerbar .docx ved siden av.
4. Velg PDF i menyen Filformat.
5. Hvis Word gir deg et valg, velger du Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service), altså alternativet for elektronisk distribusjon og tilgjengelighet, for å få en merket, tilgjengelig PDF. Dette alternativet sender dokumentet til Microsofts konverteringstjeneste, så for konfidensielle filer bør du velge utskriftsalternativet (Best for utskrift) hvis versjonen din har det.
6. Velg Eksporter.

Vil du sende en PDF på e-post med én gang, bruker du Fil > Del > Send PDF (File > Share > Send PDF), som legger ved en PDF-kopi i en ny melding.

Word på nettet

Word i nettleseren (den gratis nettversjonen på office.com) eksporterer en PDF-kopi til datamaskinen din:

1. Åpne dokumentet på office.com eller fra OneDrive.
2. Velg Fil > Eksporter.
3. Velg Last ned som PDF (Download as PDF), eller Last ned som PDF med kommentarer (Download as PDF with comments) hvis kommentarene skal være med.
4. Velg Last ned og finn filen i nedlastingsmappen.

Word på iPhone, iPad og Android

Mobilappene bruker andre veier:

• iPhone og iPad: åpne filen, trykk på ikonet med tre prikker, trykk på Eksporter, velg PDF og velg hvor filen skal lagres.
• Android: åpne filen, trykk på Fil i menyen med tre prikker, trykk på Skriv ut, velg Lagre som PDF som skriver, trykk på PDF-ikonet, velg en plassering og trykk på Lagre.

Slik konverterer du Google Docs til PDF

Google Docs (på norsk Google Dokumenter) åpner .docx-filer, så det er også en gratis måte å konvertere Word til PDF uten Word.

1. Hvis du starter med en Word-fil, laster du den opp til Google Disk, høyreklikker på den og velger Åpne med > Google Dokumenter.
2. Velg Fil > Last ned i dokumentet.
3. Velg PDF-dokument (.pdf). Filen lagres i nedlastingsmappen.

For svært store dokumenter fungerer også Fil > Skriv ut med målet Lagre som PDF i Chrome. En Word-fil kan se litt annerledes ut i Google Docs, særlig med uvanlige skrifter eller tekstbokser, så sjekk PDF-en før du sender den.

LibreOffice Writer

LibreOffice er gratis og åpner .docx-filer direkte.

1. Åpne dokumentet i LibreOffice Writer.
2. Velg Fil > Eksporter som > Eksporter som PDF for å se innstillingene, eller Eksporter direkte som PDF (Export Directly as PDF) for å hoppe over dem.
3. På fanen Generelt kan du vurdere Tagged PDF (add document structure) for en merket PDF, Export outlines (overskrifter blir bokmerker) og JPEG-komprimering med en verdi for Kvalitet. Fanen Sikkerhet angir passord.
4. Velg Eksporter og velg en plassering.

Hele listen finner du i LibreOffice-hjelpen for Eksporter som PDF.

Skriv ut til PDF på macOS og Windows

Mac og Windows-PC-er har en innebygd PDF-«skriver» som fungerer fra alle apper.

På Mac:

1. Velg Fil > Skriv ut (i mange Mac-apper heter menyen Arkiv).
2. Klikk på lokalmenyen PDF nederst i dialogboksen og velg Arkiver som PDF.
3. Skriv inn et navn og velg en plassering, og velg deretter Arkiver.

På Windows:

1. Velg Fil > Skriv ut (eller trykk Ctrl + P).
2. Velg Microsoft Print to PDF som skriver.
3. Velg Skriv ut, og velg deretter navn og mappe for PDF-filen.

Utskrift er en reserveløsning. PDF-en ser ut som en utskrift, og du mister som regel klikkbare lenker, bokmerker for overskrifter og tilgjengelighetsmerker.

Konverter Word til PDF i nettleseren uten opplasting

Hvis du har en .docx-fil, men ikke Word, og helst ikke vil laste den opp til et nettsted, konverterer vår gratis Word til PDF-konverterer den med JavaScript i nettleseren din. Filen forlater aldri enheten din.

1. Slipp én eller flere .docx-filer på siden, eller klikk for å bla.
2. Velg sidestørrelse (A4, US Letter eller Legal), Stående eller Liggende retning, Smale, Normale eller Brede marger, en grunnleggende skriftstørrelse på 10, 11, 12 eller 14 pt, og eventuelt Legg til sidetall.
3. Velg Konverter til PDF, forhåndsvis resultatet og last ned hver PDF med Last ned PDF, eller alle samlet med Last ned alle (ZIP).

Verktøyet beholder tittel- og overskriftsstiler, fet og kursiv tekst, venstre-, midt- og høyrejustering, punktlister og nummererte lister med den faktiske nummereringen (1., a., ii.), tabeller, manuelle sideskift og PNG- eller JPEG-bilder. Det kopierer også dokumenttittelen fra filens egenskaper over i PDF-en.

Margene bestemmer bredden på tekstspalten. På A4-papir (210 mm bredt) gir normale marger på 20 mm 210 − 2 × 20 = 170 mm til tekst. Smale marger på 12,7 mm (en halv tomme) gir 210 − 2 × 12,7 = 184,6 mm, så hver linje får plass til flere ord.

Verktøyet har reelle begrensninger. PDF-en bruker standardskriften Helvetica, så de opprinnelige skriftene, fargene og understrekingene dine erstattes, og tekst i skriftsystemer som kyrillisk, gresk, arabisk eller kinesisk vises ikke riktig. Topptekster, bunntekster, fotnoter, tekstbokser og spalter utelates eller forenkles, lenker blir ren tekst, og det blir ingen bokmerker eller tilgjengelighetsmerker. Bare .docx godtas, ikke det eldre .doc-formatet. Det passer for tekstdokumenter som brev, rapporter og oppgaver på norsk, engelsk og andre vesteuropeiske språk; æ, ø og å vises som de skal.

Hvilken metode bør du velge?

Hvis du fortsatt vurderer hvordan du skal konvertere Word til PDF, oppsummerer denne tabellen fordeler og ulemper:

Tips for en bedre PDF

• Sjekk skriftene. Word bygger inn skrifter når lisensen tillater det. Hvis en skrift kanskje ikke kan bygges inn, slår du på Lagre tekst som punktgrafikk når skrifttyper ikke kan bygges inn, eller bytter til en vanlig skrift som Calibri eller Arial.
• Bruk ekte overskriftsstiler. Overskrifter fra stilgalleriet blir bokmerker og tilgjengelighetsmerker; fet tekst som bare ser ut som en overskrift, blir det ikke.
• Test hyperkoblingene. Klikk på noen lenker i den ferdige PDF-en. Hvis de ikke virker, har du sannsynligvis brukt en utskriftsbasert metode.
• Følg med på filstørrelsen. Velg Minste størrelse (publisering på nettet) i Word eller JPEG-komprimering i LibreOffice. Hvis PDF-en fortsatt er for stor, kan du kjøre den gjennom en PDF-komprimerer.

Vanlige problemer og løsninger

• Skrifter blir erstattet. Skriften ble ikke bygd inn eller er ikke installert på maskinen der PDF-en ble laget. Konverter på datamaskinen der dokumentet ser riktig ut, eller bruk vanlige skrifter.
• Oppsettet forskyves. Linje- og sideskift flytter seg når en annen app eller skrift gjengir filen. Konverter i appen som laget dokumentet, og plasser elementer med sideskift og tabeller, ikke mellomrom.
• Bildene ser uskarpe ut. Minste størrelse og JPEG-komprimering senker bildekvaliteten. Eksporter med Standard i Word eller en høyere JPEG-kvalitet i LibreOffice. For skarpe bilder velger du Ikke komprimer bilder i filen (Do not compress images in file) under Fil > Alternativer > Avansert i Word.
• Sporede endringer vises i PDF-en. Velg Dokument i stedet for Dokument viser markeringer under Publisere hva, eller godta endringene først.
• PDF-en er ikke tilgjengelig. Slå på Dokumentstrukturkoder for tilgjengelighet i Word eller Tagged PDF i LibreOffice, og bruk ekte overskriftsstiler og alternativ tekst på bilder.

Vanlige spørsmål

Hvordan konverterer jeg et Word-dokument til PDF uten Microsoft Word?

Åpne det i Google Docs eller LibreOffice Writer og eksporter en PDF, eller slipp .docx-filen i en nettleserbasert konverterer som vår Word til PDF-konverterer. På Mac kan du også åpne filen i Pages og bruke Arkiv > Eksporter til > PDF.

Endrer lagring som PDF den opprinnelige Word-filen min?

Nei. Word skriver en egen .pdf-fil, og .docx-filen forblir nøyaktig som den var. Ta vare på den, for det er mye vanskeligere å redigere en PDF senere enn å redigere Word-filen.

Hvorfor er ikke lenkene i PDF-en min klikkbare?

Utskriftsbaserte metoder som Microsoft Print to PDF tar bare med det som ville kommet på papiret, så lenkene går tapt. Bruk heller Fil > Lagre som eller Eksporter i Word, Last ned i Google Docs eller Eksporter som PDF i LibreOffice.

Kan jeg passordbeskytte en PDF laget fra Word?

Ja. I Word for Windows åpner du Alternativer i dialogboksen Lagre som og velger Krypter dokumentet med et passord. På Mac kan Security Options i utskriftsdialogen kreve et passord, og LibreOffice har en egen Sikkerhet-fane.

Hvordan lagrer jeg bare noen sider av et Word-dokument som PDF?

I Word for Windows velger du Alternativer i dialogboksen Lagre som og angir et Sideområde. I en utskriftsdialog skriver du inn sidene du vil ha før du velger Lagre som PDF.

Prøv gratis: Word til PDF Gratis å bruke, ingen konto nødvendig.