Enregistrer un document Word en PDF : 9 méthodes pas à pas

Pour enregistrer un document Word en PDF, ouvrez-le dans Word et choisissez Fichier > Enregistrer sous (ou Enregistrer une copie), sélectionnez PDF comme type de fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Sur Mac, choisissez PDF dans le menu Format de fichier et cliquez sur Exporter. Word conserve vos polices, votre mise en page et vos liens, et le fichier .docx d'origine reste intact.

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Voilà la réponse la plus rapide pour enregistrer un document Word en PDF. Mais vous utilisez peut-être Word pour le web, un téléphone ou Google Docs, ou vous n'avez pas Word du tout. Vous trouverez ci-dessous neuf méthodes détaillées pas à pas, un tableau comparatif et des solutions aux problèmes les plus courants.

Comment enregistrer un document Word en PDF dans Word pour Windows

1. Ouvrez le document dans Word.
2. Si le fichier a déjà été enregistré, sélectionnez Fichier > Enregistrer une copie. S'il n'a jamais été enregistré, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous ou Enregistrer une copie.
3. Choisissez un dossier et saisissez un nom de fichier.
4. Dans la liste des types de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
5. Sélectionnez Enregistrer.

Vous obtenez le même résultat avec Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS > Créer un fichier PDF/XPS.

Les options PDF à vérifier dans Word

Deux réglages de cette boîte de dialogue méritent votre attention :

• Optimiser pour : Standard (publication en ligne et impression) donne la meilleure qualité d'impression. Taille minimale (publication en ligne) produit un fichier plus léger, pratique pour les pièces jointes d'e-mail et les formulaires d'envoi qui limitent la taille des fichiers.
• Options (sous Autres options dans certaines versions) ouvre des choix supplémentaires :
  • Étendue de pages n'exporte qu'une partie des pages, par exemple les pages 3 à 5.
  • Contenu à publier > Document avec marques inclut les modifications suivies et les commentaires.
  • Créer des signets à l'aide de > Titres transforme vos Titre 1, Titre 2, etc. en sommaire cliquable dans le lecteur PDF.
  • Balises de structure de document pour l'accessibilité crée un PDF balisé que les lecteurs d'écran peuvent suivre.
  • Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) produit un format d'archivage destiné à la conservation à long terme.
  • Texte bitmap lorsque les polices ne sont pas incorporées dessine le texte sous forme d'image si la licence d'une police interdit son incorporation, pour qu'il garde le bon aspect.
  • Chiffrer le document avec un mot de passe exige un mot de passe pour ouvrir le PDF.

L'article de Microsoft Enregistrer ou convertir au format PDF ou XPS dans les applications de bureau Office présente toutes les options.

Comment enregistrer un fichier Word en PDF sur Mac

1. Ouvrez le document dans Word pour Mac.
2. Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous (ou appuyez sur Commande + Maj + S).
3. Donnez au PDF un nom différent de celui du document, pour garder un .docx modifiable à côté.
4. Dans le menu Format de fichier, choisissez PDF.
5. Si Word vous propose un choix, prenez Optimal pour la distribution électronique et l'accessibilité (utilise le service en ligne Microsoft) (Best for electronic distribution and accessibility) pour obtenir un PDF balisé et accessible. Cette option envoie le document au service de conversion de Microsoft : pour les fichiers confidentiels, préférez l'option d'impression si votre version la propose.
6. Sélectionnez Exporter.

Pour envoyer un PDF par e-mail tout de suite, utilisez Fichier > Partager > Envoyer un PDF (Send PDF), qui joint une copie PDF à un nouveau message.

Word pour le web

Word dans un navigateur (la version en ligne gratuite sur office.com) exporte une copie PDF sur votre ordinateur :

1. Ouvrez le document sur office.com ou depuis OneDrive.
2. Sélectionnez Fichier > Exporter.
3. Choisissez Télécharger au format PDF (Download as PDF), ou Télécharger au format PDF avec commentaires (Download as PDF with comments) si les commentaires doivent figurer dans le fichier.
4. Sélectionnez Télécharger et retrouvez le fichier dans votre dossier Téléchargements.

Word sur iPhone, iPad et Android

Les applications mobiles suivent des chemins différents :

• iPhone et iPad : ouvrez le fichier, touchez l'icône trois points, touchez Exporter, sélectionnez PDF et choisissez l'emplacement d'enregistrement.
• Android : ouvrez le fichier, touchez Fichier dans le menu à trois points, touchez Imprimer, choisissez Enregistrer au format PDF comme imprimante, touchez l'icône PDF, choisissez un emplacement et touchez Enregistrer.

Comment convertir un Google Doc en PDF

Google Docs ouvre les fichiers .docx : c'est donc aussi un moyen gratuit de convertir un document Word en PDF sans Word.

1. Si vous partez d'un fichier Word, importez-le dans Google Drive, faites un clic droit dessus et choisissez Ouvrir avec > Google Docs.
2. Dans le document, sélectionnez Fichier > Télécharger.
3. Choisissez Document PDF (.pdf). Le fichier est enregistré dans votre dossier Téléchargements.

Pour les documents très volumineux, Fichier > Imprimer avec la destination Enregistrer au format PDF fonctionne aussi dans Chrome. Un fichier Word peut s'afficher légèrement différemment dans Google Docs, surtout avec des polices inhabituelles ou des zones de texte : vérifiez donc le PDF avant de l'envoyer.

LibreOffice Writer

LibreOffice est gratuit et ouvre directement les fichiers .docx.

1. Ouvrez le document dans LibreOffice Writer.
2. Sélectionnez Fichier > Exporter sous > Exporter au format PDF pour afficher les réglages, ou Exporter directement au format PDF pour les ignorer.
3. Dans l'onglet Général, pensez à PDF marqué (ajouter la structure du document), Exporter le plan (les titres deviennent des signets) et Compression JPEG avec une valeur de Qualité. L'onglet Sécurité permet de définir des mots de passe.
4. Sélectionnez Exporter et choisissez un emplacement.

La liste complète figure dans l'aide de LibreOffice sur l'export au format PDF.

Imprimer en PDF sur macOS et Windows

Les Mac et les PC Windows disposent d'une « imprimante » PDF intégrée qui fonctionne depuis n'importe quelle application.

Sur Mac :

1. Choisissez Fichier > Imprimer.
2. Cliquez sur le menu local PDF en bas de la fenêtre et choisissez Enregistrer au format PDF.
3. Saisissez un nom et un emplacement, puis sélectionnez Enregistrer.

Sur Windows :

1. Choisissez Fichier > Imprimer (ou appuyez sur Ctrl + P).
2. Sélectionnez Microsoft Print to PDF comme imprimante.
3. Sélectionnez Imprimer, puis choisissez un nom et un dossier pour le PDF.

L'impression reste une solution de secours. Le PDF ressemble à une page imprimée, et vous perdez en général les liens cliquables, les signets de titres et les balises d'accessibilité.

Convertir Word en PDF dans le navigateur, sans téléversement

Si vous avez un fichier .docx mais pas Word, et que vous préférez ne pas l'envoyer sur un site web, notre convertisseur Word en PDF gratuit le convertit en JavaScript dans votre navigateur. Le fichier ne quitte jamais votre appareil.

1. Déposez un ou plusieurs fichiers .docx sur la page, ou cliquez pour parcourir.
2. Choisissez le Format de page (A4, US Letter ou Legal), l'orientation Portrait ou Paysage, des marges Étroites, Normales ou Larges, une Taille de police de base de 10, 11, 12 ou 14 pt et, si vous le souhaitez, Ajouter les numéros de page.
3. Sélectionnez Convertir en PDF, affichez l'aperçu du résultat et téléchargez chaque PDF, ou tous les fichiers avec Tout télécharger (ZIP).

L'outil conserve les styles de titre et d'intertitres, le gras et l'italique, l'alignement à gauche, centré et à droite, les listes à puces et les listes numérotées avec leur vraie numérotation (1., a., ii.), les tableaux, les sauts de page manuels et les images PNG ou JPEG. Il reprend aussi le titre du document, tiré des propriétés du fichier, dans le PDF.

Les marges déterminent la largeur de la colonne de texte. Sur une feuille A4 (210 mm de large), des marges normales de 20 mm laissent 210 − 2 × 20 = 170 mm pour le texte. Des marges étroites de 12,7 mm (un demi-pouce) laissent 210 − 2 × 12,7 = 184,6 mm : chaque ligne contient donc plus de mots.

L'outil a de vraies limites. Le PDF utilise la police standard Helvetica : vos polices d'origine, couleurs et soulignements sont remplacés, et un texte en cyrillique, grec, arabe ou chinois ne s'affichera pas correctement. Les en-têtes, pieds de page, notes de bas de page, zones de texte et colonnes sont supprimés ou simplifiés, les liens deviennent du texte simple, et il n'y a ni signets ni balises d'accessibilité. Seul le format .docx est accepté, pas l'ancien format .doc. Il convient aux documents texte comme les lettres, rapports et devoirs en français, en anglais et dans les autres langues d'Europe de l'Ouest.

Quelle méthode choisir ?

Si vous hésitez encore sur la façon de convertir Word en PDF, ce tableau résume les avantages et les inconvénients :

Conseils pour un meilleur PDF

• Vérifiez les polices. Word incorpore les polices lorsque leur licence le permet. Si une police risque de ne pas être incorporée, activez Texte bitmap lorsque les polices ne sont pas incorporées, ou passez à une police courante comme Calibri ou Arial.
• Utilisez de vrais styles de titre. Les titres appliqués depuis la galerie Styles deviennent des signets et des balises d'accessibilité ; un texte en gras qui ressemble seulement à un titre, non.
• Testez les liens hypertexte. Cliquez sur quelques liens dans le PDF final. S'ils ne fonctionnent pas, vous avez probablement utilisé une méthode basée sur l'impression.
• Surveillez la taille du fichier. Choisissez Taille minimale (publication en ligne) dans Word ou la compression JPEG dans LibreOffice. Si le PDF reste trop lourd, passez-le dans un compresseur PDF.

Problèmes courants et solutions

• Les polices sont remplacées. La police n'a pas été incorporée ou n'est pas installée sur l'ordinateur où le PDF a été créé. Convertissez le fichier sur l'ordinateur où le document s'affiche correctement, ou utilisez des polices courantes.
• La mise en page se décale. Les retours à la ligne et les sauts de page bougent lorsqu'une autre application ou une autre police affiche le fichier. Convertissez dans l'application qui a créé le document, et positionnez les éléments avec des sauts de page et des tableaux, pas avec des espaces.
• Les images sont floues. La taille minimale et la compression JPEG réduisent la qualité des images. Exportez avec Standard dans Word ou une qualité JPEG plus élevée dans LibreOffice. Pour des photos nettes, sélectionnez Ne pas compresser les images dans le fichier sous Fichier > Options > Options avancées dans Word.
• Les modifications suivies apparaissent dans le PDF. Choisissez Document au lieu de Document avec marques sous Contenu à publier, ou acceptez d'abord les modifications.
• Le PDF n'est pas accessible. Activez Balises de structure de document pour l'accessibilité dans Word ou PDF marqué dans LibreOffice, et utilisez de vrais styles de titre ainsi qu'un texte de remplacement sur les images.

Questions fréquentes

Comment convertir un document Word en PDF sans Microsoft Word ?

Ouvrez-le dans Google Docs ou LibreOffice Writer et exportez un PDF, ou déposez le .docx dans un convertisseur qui fonctionne dans le navigateur, comme notre convertisseur Word en PDF. Sur Mac, vous pouvez aussi ouvrir le fichier dans Pages et utiliser Fichier > Exporter vers > PDF.

L'enregistrement en PDF modifie-t-il mon fichier Word d'origine ?

Non. Word écrit un fichier .pdf distinct et le .docx reste exactement tel qu'il était. Conservez-le, car modifier un PDF par la suite est beaucoup plus difficile que modifier le fichier Word.

Pourquoi les liens de mon PDF ne sont-ils pas cliquables ?

Les méthodes basées sur l'impression, comme Microsoft Print to PDF, n'enregistrent que ce qui apparaîtrait sur papier : les liens sont donc perdus. Utilisez plutôt Fichier > Enregistrer sous ou Exporter dans Word, Télécharger dans Google Docs, ou Exporter au format PDF dans LibreOffice.

Peut-on protéger par mot de passe un PDF créé depuis Word ?

Oui. Dans Word pour Windows, ouvrez Options dans la boîte de dialogue Enregistrer sous et sélectionnez Chiffrer le document avec un mot de passe. Sur Mac, les Options de sécurité de la fenêtre d'impression permettent d'exiger un mot de passe, et LibreOffice dispose d'un onglet Sécurité.

Comment enregistrer seulement certaines pages d'un document Word en PDF ?

Dans Word pour Windows, sélectionnez Options dans la boîte de dialogue Enregistrer sous et définissez une Étendue de pages. Dans une fenêtre d'impression, indiquez les pages voulues avant de choisir Enregistrer au format PDF.

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