Word-Dokument als PDF speichern: 9 Wege Schritt für Schritt

Um ein Word-Dokument als PDF zu speichern, öffnen Sie es in Word, wählen Datei > Speichern unter (oder Kopie speichern), stellen als Dateityp PDF ein und klicken auf Speichern. Auf dem Mac wählen Sie im Menü Dateiformat den Eintrag PDF und klicken auf Exportieren. Word übernimmt Schriften, Layout und Links, und die ursprüngliche .docx-Datei bleibt unverändert.

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Das ist die schnellste Antwort auf die Frage, wie Sie ein Word-Dokument als PDF speichern. Vielleicht arbeiten Sie aber mit Word für das Web, auf dem Smartphone oder in Google Docs, oder Sie haben gar kein Word. Im Folgenden finden Sie neun Methoden Schritt für Schritt, einen Vergleich und Lösungen für häufige Probleme.

Word-Dokument als PDF speichern in Word für Windows

1. Öffnen Sie das Dokument in Word.
2. Wenn die Datei schon einmal gespeichert wurde, wählen Sie Datei > Kopie speichern. Wurde sie noch nie gespeichert, wählen Sie Datei > Speichern unter oder Kopie speichern.
3. Wählen Sie einen Ordner und geben Sie einen Dateinamen ein.
4. Wählen Sie in der Liste Dateityp den Eintrag PDF (*.pdf).
5. Wählen Sie Speichern.

Dasselbe Ergebnis erreichen Sie über Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > PDF/XPS erstellen.

PDF-Optionen in Word, die sich lohnen

Zwei Einstellungen in diesem Dialog sollten Sie sich ansehen:

• Optimieren für: Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) liefert die beste Druckqualität. Mindestgröße (Onlineveröffentlichung) erzeugt eine kleinere Datei, praktisch für E-Mail-Anhänge und Upload-Formulare mit Größenbeschränkung.
• Optionen (in manchen Versionen unter Weitere Optionen) öffnet zusätzliche Einstellungen:
  • Seitenbereich exportiert nur einen Teil der Seiten, zum Beispiel die Seiten 3 bis 5.
  • Was veröffentlichen > Dokument mit Markups übernimmt nachverfolgte Änderungen und Kommentare.
  • Textmarken erstellen mithilfe von > Überschriften macht aus Überschrift 1, Überschrift 2 usw. eine anklickbare Gliederung im PDF-Reader.
  • Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit erzeugt ein getaggtes PDF, dem Screenreader folgen können.
  • ISO 19005-1-konform (PDF/A) erzeugt ein Archivformat für die Langzeitspeicherung.
  • Bitmaptext, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind stellt Text als Bild dar, wenn die Lizenz einer Schrift das Einbetten verbietet, sodass er trotzdem richtig aussieht.
  • Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln verlangt zum Öffnen der PDF ein Kennwort.

Der Microsoft-Artikel Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps listet alle Optionen auf.

Word als PDF speichern auf dem Mac

1. Öffnen Sie das Dokument in Word für Mac.
2. Wählen Sie Datei > Speichern unter (oder drücken Sie Befehl + Umschalt + S).
3. Geben Sie der PDF einen anderen Namen als dem Dokument, damit Sie daneben eine bearbeitbare .docx-Datei behalten.
4. Wählen Sie im Menü Dateiformat den Eintrag PDF.
5. Bietet Word eine Auswahl an, nehmen Sie Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet Microsoft-Onlinedienst) (englisch: Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)), um ein getaggtes, barrierefreies PDF zu erhalten. Diese Option schickt das Dokument an den Konvertierungsdienst von Microsoft. Wählen Sie bei vertraulichen Dateien deshalb die Druckoption, sofern Ihre Version eine anbietet.
6. Wählen Sie Exportieren.

Wenn Sie die PDF sofort per E-Mail verschicken möchten, nutzen Sie File > Share > Send PDF. Damit wird eine PDF-Kopie an eine neue Nachricht angehängt.

Word für das Web

Word im Browser (die kostenlose Onlineversion auf office.com) exportiert eine PDF-Kopie auf Ihren Computer:

1. Öffnen Sie das Dokument auf office.com oder aus OneDrive.
2. Wählen Sie Datei > Exportieren.
3. Wählen Sie Als PDF herunterladen (Download as PDF) oder Download as PDF with comments, wenn die Kommentare mit hinein sollen.
4. Wählen Sie Herunterladen und suchen Sie die Datei in Ihrem Download-Ordner.

Word auf iPhone, iPad und Android

Die Apps für Mobilgeräte gehen unterschiedliche Wege:

• iPhone und iPad: Öffnen Sie die Datei, tippen Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, dann auf Exportieren, wählen Sie PDF und legen Sie den Speicherort fest.
• Android: Öffnen Sie die Datei, tippen Sie im Drei-Punkte-Menü auf Datei, dann auf Drucken, wählen Sie als Drucker Als PDF speichern, tippen Sie auf das PDF-Symbol, wählen Sie einen Speicherort und tippen Sie auf Speichern.

Google Docs in PDF umwandeln

Google Docs öffnet .docx-Dateien und ist damit auch ein kostenloser Weg, ein Word-Dokument ohne Word in PDF umzuwandeln.

1. Wenn Sie mit einer Word-Datei beginnen, laden Sie sie in Google Drive hoch, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Öffnen mit > Google Docs.
2. Wählen Sie im Dokument Datei > Herunterladen.
3. Wählen Sie PDF-Dokument (.pdf). Die Datei landet in Ihrem Download-Ordner.

Bei sehr großen Dokumenten funktioniert in Chrome auch Datei > Drucken mit dem Ziel Als PDF speichern. Eine Word-Datei kann in Google Docs etwas anders aussehen, vor allem bei ungewöhnlichen Schriften oder Textfeldern. Prüfen Sie die PDF deshalb, bevor Sie sie verschicken.

LibreOffice Writer

LibreOffice ist kostenlos und öffnet .docx-Dateien direkt.

1. Öffnen Sie das Dokument in LibreOffice Writer.
2. Wählen Sie Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren, um die Einstellungen zu sehen, oder Direkt als PDF exportieren, um sie zu überspringen.
3. Auf dem Register Allgemein lohnen sich Indiziertes PDF (fügt die Dokumentstruktur hinzu), Gliederung exportieren (Überschriften werden zu Lesezeichen) und JPEG-Komprimierung mit einem Wert für Qualität. Auf dem Register Sicherheit legen Sie Kennwörter fest.
4. Wählen Sie Exportieren und einen Speicherort.

Die vollständige Liste finden Sie in der LibreOffice-Hilfe zu „Als PDF exportieren“.

Als PDF drucken unter macOS und Windows

Macs und Windows-PCs haben einen eingebauten PDF-„Drucker“, der aus jeder App heraus funktioniert.

Auf dem Mac:

1. Wählen Sie Ablage > Drucken (in Word Datei > Drucken).
2. Klicken Sie unten im Dialog auf das Einblendmenü PDF und wählen Sie Als PDF sichern.
3. Geben Sie Namen und Speicherort ein und wählen Sie Sichern.

Unter Windows:

1. Wählen Sie Datei > Drucken (oder drücken Sie Strg + P).
2. Wählen Sie als Drucker Microsoft Print to PDF.
3. Wählen Sie Drucken und legen Sie dann Namen und Ordner für die PDF fest.

Drucken ist nur eine Notlösung. Die PDF sieht aus wie ein Ausdruck, und meist gehen anklickbare Links, Lesezeichen aus Überschriften und Barrierefreiheits-Tags verloren.

Word in PDF umwandeln im Browser, ohne Upload

Wenn Sie eine .docx-Datei, aber kein Word haben und die Datei nicht auf eine Website hochladen möchten, wandelt unser kostenloser Word-zu-PDF-Konverter sie per JavaScript direkt in Ihrem Browser um. Die Datei verlässt Ihr Gerät nie.

1. Legen Sie eine oder mehrere .docx-Dateien auf der Seite ab oder klicken Sie, um Dateien auszuwählen.
2. Wählen Sie das Seitenformat (A4, US Letter oder Legal), Hochformat oder Querformat, schmale, normale oder breite Ränder, eine Basis-Schriftgröße von 10, 11, 12 oder 14 pt und bei Bedarf Seitenzahlen hinzufügen.
3. Wählen Sie In PDF konvertieren, sehen Sie sich die Vorschau an und laden Sie jede PDF einzeln herunter oder alle zusammen über Alle herunterladen (ZIP).

Der Konverter übernimmt Titel- und Überschriftenformate, fetten und kursiven Text, linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung, Aufzählungen und nummerierte Listen mit ihrer echten Nummerierung (1., a., ii.), Tabellen, manuelle Seitenumbrüche sowie PNG- und JPEG-Bilder. Außerdem kopiert er den Dokumenttitel aus den Dateieigenschaften in die PDF.

Die Ränder bestimmen die Breite der Textspalte. Auf A4-Papier (210 mm breit) bleiben bei normalen Rändern von 20 mm genau 210 − 2 × 20 = 170 mm für den Text. Schmale Ränder von 12,7 mm (ein halber Zoll) lassen 210 − 2 × 12,7 = 184,6 mm übrig, sodass jede Zeile mehr Wörter fasst.

Das Tool hat klare Grenzen. Die PDF verwendet die Standardschrift Helvetica, daher werden Ihre Originalschriften, Farben und Unterstreichungen ersetzt, und Text in Schriften wie Kyrillisch, Griechisch, Arabisch oder Chinesisch wird nicht korrekt dargestellt. Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Textfelder und Spalten fallen weg oder werden vereinfacht, Links werden zu normalem Text, und es gibt weder Lesezeichen noch Barrierefreiheits-Tags. Akzeptiert wird nur .docx, nicht das ältere .doc-Format. Am besten eignet sich der Konverter für Textdokumente wie Briefe, Berichte und Hausarbeiten auf Deutsch, Englisch und in anderen westeuropäischen Sprachen.

Welche Methode passt zu Ihnen?

Falls Sie noch überlegen, wie Sie Word in PDF konvertieren, fasst diese Tabelle die Vor- und Nachteile zusammen:

Tipps für eine bessere PDF

• Schriften prüfen. Word bettet Schriften ein, wenn ihre Lizenz das erlaubt. Kann eine Schrift möglicherweise nicht eingebettet werden, aktivieren Sie Bitmaptext, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind, oder wechseln Sie zu einer verbreiteten Schrift wie Calibri oder Arial.
• Echte Überschriftenformate verwenden. Überschriften aus dem Katalog der Formatvorlagen werden zu Lesezeichen und Barrierefreiheits-Tags; fetter Text, der nur wie eine Überschrift aussieht, nicht.
• Hyperlinks testen. Klicken Sie in der fertigen PDF auf ein paar Links. Funktionieren sie nicht, haben Sie wahrscheinlich eine Druckmethode verwendet.
• Auf die Dateigröße achten. Wählen Sie in Word Mindestgröße (Onlineveröffentlichung) oder in LibreOffice die JPEG-Komprimierung. Ist die PDF danach immer noch zu groß, schicken Sie sie durch einen PDF-Kompressor.

Häufige Probleme und Lösungen

• Schriften werden ersetzt. Die Schrift wurde nicht eingebettet oder ist auf dem Rechner, auf dem die PDF entstand, nicht installiert. Konvertieren Sie auf dem Computer, auf dem das Dokument richtig aussieht, oder verwenden Sie verbreitete Schriften.
• Das Layout verschiebt sich. Zeilen- und Seitenumbrüche wandern, wenn eine andere App oder Schrift die Datei darstellt. Konvertieren Sie in der App, mit der das Dokument erstellt wurde, und positionieren Sie Inhalte mit Seitenumbrüchen und Tabellen statt mit Leerzeichen.
• Bilder wirken unscharf. Mindestgröße und JPEG-Komprimierung verringern die Bildqualität. Exportieren Sie in Word mit Standard oder in LibreOffice mit einer höheren JPEG-Qualität. Für scharfe Fotos wählen Sie in Word unter Datei > Optionen > Erweitert die Option Bilder in Datei nicht komprimieren.
• Nachverfolgte Änderungen erscheinen in der PDF. Wählen Sie unter Was veröffentlichen die Option Dokument statt Dokument mit Markups, oder nehmen Sie die Änderungen vorher an.
• Die PDF ist nicht barrierefrei. Aktivieren Sie in Word Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit oder in LibreOffice Indiziertes PDF, und verwenden Sie echte Überschriftenformate sowie Alternativtext für Bilder.

Häufige Fragen

Wie wandle ich ein Word-Dokument ohne Microsoft Word in PDF um?

Öffnen Sie es in Google Docs oder LibreOffice Writer und exportieren Sie eine PDF, oder legen Sie die .docx-Datei in einem browserbasierten Konverter ab, zum Beispiel in unserem Word-zu-PDF-Konverter. Auf dem Mac können Sie die Datei auch in Pages öffnen und Ablage > Exportieren > PDF wählen.

Verändert das Speichern als PDF meine ursprüngliche Word-Datei?

Nein. Word schreibt eine separate .pdf-Datei, und die .docx-Datei bleibt genau so, wie sie war. Behalten Sie sie, denn eine PDF später zu bearbeiten ist deutlich mühsamer als die Word-Datei.

Warum sind die Links in meiner PDF nicht anklickbar?

Druckbasierte Methoden wie Microsoft Print to PDF halten nur fest, was auf Papier erscheinen würde, deshalb gehen Links verloren. Verwenden Sie stattdessen in Word Datei > Speichern unter oder Exportieren, in Google Docs Herunterladen oder in LibreOffice Als PDF exportieren.

Kann ich eine aus Word erstellte PDF mit einem Kennwort schützen?

Ja. Öffnen Sie in Word für Windows im Dialog „Speichern unter“ die Optionen und wählen Sie Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln. Auf dem Mac können Sie über die Sicherheitsoptionen im Druckdialog ein Kennwort verlangen, und LibreOffice hat dafür das Register Sicherheit.

Wie speichere ich nur einige Seiten eines Word-Dokuments als PDF?

Wählen Sie in Word für Windows im Dialog „Speichern unter“ die Optionen und legen Sie einen Seitenbereich fest. In einem Druckdialog geben Sie die gewünschten Seiten ein, bevor Sie „Als PDF speichern“ bzw. „Als PDF sichern“ wählen.

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